先日の8/3に案内状の見本を載せましたが、どこまでできるのか？宛名の名簿の作り方は？ 等多数の質問を戴きましたのでお答えします。
案内状の必要なものは、挨拶状（式典＆祝賀会ならＷカードー２つ折り、どちらかの場合は、単カードになります）＋返信はがき（私製、官製）＋それを入れる封筒、が基本になります。
その他に祝賀会の代金を振り込んでいただく振込用紙、祝賀会が別会場の場合の地図を用意する学校様もあります。
それと同時に必要なのが発送名簿です。これが無いと発送できませんし、その後の出欠によって来賓者名簿に変わりますので、ぜひエクセルで名簿をデータ化することが必須です。
案内状一式（挨拶状＋返信はがき＋封筒）ができたら、封筒に詰める封入、封をする封緘、切手を貼って出す投函があります。
封筒の宛名の印刷もできます、これには郵便番号＋住所＋肩書（一つに絞る）＋氏名をエクセルデータから封筒に印刷します。
名簿の作成際にはこのほかに、控室、来賓分け、電話番号等が必要になります。
発送の方法も、郵送、区＆市交換（無料、同じ自治体の校長、ＰＴＡ会長等もこれで送れます）、手渡し（現ＰＴＡ役員、現教職員、現地域の人々ー町会役員等）
従って郵送以外の人々には返信はがき（５２円）や封筒（８２円）には切手を貼りません。
これらの情報も名簿に載せる必要があります。
案内状は校正を２回ほどしてＯＫがいただけば約３～５日で納品します。
このような流れで案内状は発送されますが、当社ではすべての工程において可能です。
予算に応じてご検討ください。
